Depuis l'adoption du Règlement général sur la protection des données à caractère personnel (RGPD) en 2018, les entreprises européennes ont dû revoir leurs pratiques en matière de traitement et de protection des données personnelles. Si les démarches techniques et juridiques sont essentielles, la sensibilisation des collaborateurs demeure un maillon clé de cette chaîne de protection des données.
L’objet de ce guide est de vous donner toutes les clés pour faire de la formation RGPD de vos équipes un moteur de votre conformité RGPD.
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1 - Pourquoi sensibiliser ses collaborateurs au RGPD
Pour réduire le risque de fuite de données
Concrètement, le RGPD impose de nouvelles obligations en matière de collecte, de traitement et de stockage des données personnelles. Toute organisation traitant des données de citoyens européens doit s’y conformer, sous peine de lourdes sanctions financières. En cas de non respect de mise en conformité au RGPD, des sanctions administratives peuvent aller jusqu’à 20 millions d’euros ou 4% du chiffre d’affaires mondial de l’année précédente. Dans les cas les plus graves, des sanctions pénales peuvent être encourues.
Cependant, 5 ans après l’entrée en vigueur du RGPD, de nombreuses études montrent que sa mise en œuvre reste encore insuffisante dans beaucoup d’entreprises. Les principales failles constatées concernent le manque de formation et de sensibilisation des collaborateurs.
En effet, chaque collaborateur, dans ses activités quotidiennes, est susceptible de traiter des données personnelles : que ce soit pour la gestion des clients, des fournisseurs ou encore des ressources humaines. Sans une sensibilisation et une formation adéquate, les risques de fuite de données augmentent considérablement. Un simple email envoyé à la mauvaise personne, un document mal stocké ou une information sensible divulguée peuvent avoir des conséquences graves pour l'entreprise.
D’après le rapport 2022 de la CNIL, la majorité des manquements constatés sont liés à des défauts de sécurisation des données, ayant conduit à des fuites massives d’informations personnelles. Ces incidents de sécurité sont souvent dus à des négligences humaines, par manque de vigilance ou de connaissances sur les bonnes pratiques.
Former les collaborateurs permet de réduire ces risques d’erreurs, en développant les bons réflexes au quotidien.
Se conformer aux obligations du RGPD
L’article 39 du règlement européen RGPD prévoit explicitement que le Délégué à la Protection des Données (DPO) a pour mission de « sensibiliser et former le personnel participant aux opérations de traitement à la protection des données ». Il s’agit donc d’une obligation légale.
La CNIL l'a elle-même confirmé dans son guide à l'intention des délégués à la protection des données : le DPO a avant tout pour mission d'informer l'ensemble des collaborateurs sur ces sujets. En cas de contrôle, vous devez être en mesure de démontrer à la CNIL que vos employés ont reçu une formation ou ont été sensibilisés à ces sujets. Cela signifie qu'il convient de documenter ces campagnes de sensibilisation ou, du moins, d'en garder une trace afin de pouvoir démontrer votre volonté de mise en conformité aux autorités. En cas de contrôle de la CNIL, l’entreprise devra démontrer que des actions de sensibilisation ont bien été menées en interne.
Renforcer la réputation de votre entreprise
La certification de conformité RGPD est devenue un avantage concurrentiel et un gage de crédibilité, en particulier vis-à-vis des partenaires et clients professionnels.
Depuis l'entrée en vigueur du RGPD en 2018, il est clair que la démonstration de la conformité au RGPD est un atout concurrentiel sur le marché. Les grandes entreprises ont l'habitude d'auditer leurs partenaires, y compris sur la partie Privacy. La plupart de ces audits consistent en une liste de questions sur la conformité au RGPD, dont un certain nombre concerne la manière dont vos collaborateurs sont sensibilisés au RGPD. Montrer que toute l’entreprise est sensibilisée à ces enjeux est un atout pour rassurer sur sa capacité à garantir la confidentialité des données qui lui sont confiées.
2 - Comment sensibiliser efficacement au RGPD ?
Former l’ensemble des collaborateurs aux enjeux RGPD et de la protection des données personnelles est essentiel. Mais comment s'y prendre efficacement ? De nombreux managers se questionnent sur la meilleure méthode pour sensibiliser leurs collaborateurs : e-learning, formation présentiel, mooc, atelier en ligne. Quelle est la bonne méthode ?
Les moyens traditionnels comme les formations présentielles ou les e-learnings sont insuffisants. Ils ne permettent pas un réel changement des mentalités et des pratiques sur le long terme. Ce type de formation sont souvent peu engageantes et ne permettent pas une réel responsabilisation des équipes dans leurs gestions des données à caractère personnel.
L'enjeux est de taille : assurer la conformité de votre organisme au RGPD, empêcher une faille de sécurité et préserver la vie privée des personnes. Mais déclencher une prise de conscience auprès
Heureusement, il existe une solution efficace pour répondre à ce défi : le microlearning.
Qu'est-ce que le microlearning ?
Le microlearning consiste à délivrer des informations par petites unités, généralement sous forme de quiz rapides de moins de quelques minutes. L'objectif est d'inculquer des connaissances de manière progressive, ludique et facilement mémorisable.
Contrairement aux longues formations théoriques, le microlearning mise sur des sessions courtes et régulières, ce qui favorise :
- L'engagement des équipes qui restent concentrées.
- La mémorisation grâce à la répétition espacée des notions clés.
- L'acquisition de réflexes sur le long terme.
De nombreuses études démontrent que cette approche par petites touches est bien plus efficace qu'un long cours en classe magistral. Le cerveau retient mieux l'information lorsqu'elle est délivrée par petits bouts.
Comment mettre en place le microlearning RGPD ?
Plusieurs étapes sont nécessaires pour réussir votre programme de microlearning RGPD :
Cibler les problématiques de chaque équipe
Pour que la formation soit utile, elle doit correspondre aux cas concrets rencontrés par vos collaborateurs. Un commercial n'a pas les mêmes besoins qu'un data scientist.
Analysez les spécificités de chaque poste pour créer des modules personnalisés par métier : marketing, tech, RH, etc.
Poser des questions basées sur des mises en situation
Evitez le cours théorique sur la définition des données personnelles. Préférez des questions pratiques du type :
"Vous travaillez en marketing et souhaitez lancer une campagne emailing ciblée. Que devez-vous vérifier concernant la base de données ?"
Cela permet aux collaborateurs de s'impliquer et de développer de bons réflexes.
Adopter un format ludique et engageant
Pour favoriser la mémorisation, optez pour des quiz, des jeux de rôle ou du storytelling. L'idée est de rendre la formation ludique tout en transmettant un message fort.
Vous pouvez aussi insérer des vidéos explicatives pour approfondir certains points.
Diffuser les modules via les outils digitaux
Partagez chaque micro-module directement sur les messageries des équipes : email, Slack, Teams, etc. Cela fluidifie le déploiement et évite aux collaborateurs de se connecter sur une nouvelle plateforme.
Répéter les envois dans le temps
L'esprit a besoin de révisions pour ancrer durablement les connaissances. Répétez l'envoi des modules tous les mois en faisant varier les questions.
Les avantages du microlearning pour la conformité RGPD
Cette approche présente de nombreux atouts :
- Une assimilation facilitée des règles RGPD, grâce à un format simple et engageant.
- Une sensibilisation continue dans le temps pour ancrer les bons réflexes.
- Des modules sur-mesure pour chaque équipe.
- Une interactivité qui favorise la participation de tous.
- Un suivi précis des connaissances grâce à des metrics détaillées.
- Un faible coût comparé à une formation en présentiel.
- Une intégration aisée dans le quotidien des équipes.
Le microlearning est une méthode innovante et efficace pour sensibiliser vos collaborateurs au RGPD et développer une culture de la conformité. En misant sur des modules courts, ciblés et répétés, vous boosterez l'engagement de vos équipes tout en leur transmettant les bons réflexes sur le long terme.
Avec le logiciel Sensibilisation RGPD, envoyez des questions / explications courtes et personnalisées sur votre outil de messagerie interne préféré. Leto dispose d'une banque de 100 questions / explications, aussi bien pour évaluer la maturité que sensibiliser sur les bonnes pratiques. Ajoutez vos propres questions, choisissez la cadence et analysez les résultats au fil du temps !
3 - Bonus : 6 questions de microlearning issues du logiciel de formation RGPD Leto
Question n°1 - Marketing
On lance un nouveau site, et il nous faut un outil d’analyses statistiques. L’équipe choisit le leader et en plus, il est gratuit : Google Analytics. Qu’en penses-tu ?
Question n°2 - Ressources humaines
Avec le travail hybride, la direction ne s’y retrouve plus : doit-on conserver les bureaux ? Pour avoir une idée du nombre de collaborateurs qui viennent au bureau, on décide d’installer des caméras de surveillance dans les bureaux. Est-ce possible ?
Question n°3 - Cybersécurité/
J’aperçois dans les logs une adresse IP en provenance de l’Azerbaïdjan. En creusant un peu plus, je remarque qu’il y a eu une lecture des données bancaires de certains de nos clients. Qu’est-ce que je dois faire ?
Question n°4 - Finances/ comptabilité
Un ancien client demande la suppression de toutes ses données personnelles. À la compta, il y a notamment des factures de l’an dernier de ce client. Pour être conforme, on les supprime aussi ?
Question n°5 - Prospection commercial/ Sales
Un site propose la vente de bases de données marketing à un prix très attractif. Mon collègue m’avertit que l’achat de fichier client est interdit par le RGPD. Qu’en penses-tu ?
Question n°6 - Tout utilisateur
En discutant avec le secrétariat, j’apprends que l’entreprise conserve depuis une vingtaine d’années tous les numéros de téléphone et le nom des entreprises avec qui elle a établi une relation commerciale dans un fichier Excel accessible à tous. Qu’en penses-tu ?
Pour aller plus loin dans vos objectifs, télécharger pour votre organisme notre Livre Blanc Sensibilisation des personnes à la protection des données personnelles.
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