DPO externe ou DPO interne : que choisir pour votre entreprise en 2025 ?

La question « DPO externe ou interne ? » hante de nombreuses PME, ETI et start-ups depuis l’entrée en vigueur du RGPD en 2018. Faut-il recruter ou former un DPO interne en son sein, ou bien externaliser cette fonction à un prestataire DPO externe ? Le délégué à la protection des données (DPO) est le chef d’orchestre de la conformité RGPD, et son rôle est devenu incontournable : plus de 34 000 DPO ont déjà été désignés auprès de la CNIL début 2024, contre seulement 21 000 en 2019​.

Choisir entre internaliser ou externaliser cette mission stratégique n’est pas anodin. Compétences, indépendance, disponibilité, coûts, continuité… Nous passons en revue les avantages et inconvénients de chaque option, les profils types des DPO internes (d’après les études de la CNIL), l’importance de les outiller avec des solutions adaptées comme Leto, et des exemples concrets pour éclairer la décision. Spoiler: il n’y a pas de réponse universelle, mais le meilleur choix sera celui aligné avec vos besoins métiers.

Avantages et inconvénients : DPO interne vs DPO externe

Avant de trancher, il est i de compendre ce que chaque option implique au quotidien. Un DPO interne est un salarié de l’entreprise, tandis qu’un DPO externe est un prestataire (consultant indépendant, cabinet spécialisé, etc.) qui intervient par contrat​. Chacun présente ses points forts et ses limites en termes de compétence, indépendance, disponibilité, coût et pérennité de la mission. Tour d’horizon.

Avantages d’un DPO interne

• Connaissance de l’entreprise : Un DPO interne connaît sur le bout des doigts les processus métiers, la culture et les spécificités de votre organisation. Pas besoin de lui faire un dessin sur qui fait quoi dans l’entreprise, il est déjà immergé dans le quotidien​. Cette compréhension fine du terrain lui permet d’identifier rapidement les traitements de données à risque et d’anticiper les besoins de mise en conformité dans chaque service.
• Proximité et réactivité : Étant présent en interne (souvent sur site), le DPO interne est facilement accessible. Besoin d’un avis éclair sur une nouvelle campagne marketing ou d’une réaction en urgence suite à un incident de sécurité ? Il peut intervenir rapidement, participer aux réunions stratégiques impromptues et prodiguer conseils et formations informelles à la machine à café. Sa disponibilité au quotidien est un atout indéniable pour diffuser la culture RGPD en continu.
• Intégration aux équipes : En tant que collègue, le DPO interne tisse du lien avec les autres employés. Il cotoie chaque département traitant des données personnelles​ peut jouer les chefs d’orchestre en direct. Cette intégration facilite la prise en compte de la conformité dès la conception des projets (principe de Privacy by Design) car le DPO est naturellement impliqué dans les discussions en amont. Pour une entreprise dont l’activité requiert un suivi permanent des données (ex. une fintech manipulant des données sensibles), avoir un DPO à plein temps “dans la place” assure un suivi continu sans rupture. C'est également beaucoup plus efficace pour mettre en musique la sensibilisation des équipes.

Inconvénients d’un DPO interne

• Coût et ressources : La majorité des DPO internes en France exercent cette fonction à temps partiel en plus de leurs autres missions : 85 % cumulent avec un autre rôle, et 61 % ne peuvent y consacrer que moins de 25 % de leur temps​. Sans ressources suffisantes, le DPO interne risque d’être débordé. De plus, il faut prévoir une formation continue pour rester à jour des évolutions réglementaires (et ce n’est pas figé, la CNIL sort régulièrement de nouvelles recommandations). Tout cela a un coût direct ou indirect pour l’entreprise.
• Objectivité et conflit d’intérêts : Un DPO interne, surtout s’il porte deux casquettes, peut peiner à conserver une totale objectivité. Par exemple, un responsable informatique ou marketing désigné DPO devra parfois signaler des non-conformités dans son propre service – pas simple d’être juge et partie ! La réglementation impose d’éviter ces conflits d’intérêts : un DPO interne ne doit pas occuper de fonctions qui le conduisent à déterminer les finalités et moyens des traitements​. Concrètement, la CNIL cite en exemples à éviter les postes de directeur général, directeur financier, responsable marketing, RH ou DSI cumulés avec la fonction de DPO. Cette indépendance “psychologique” est parfois plus difficile à tenir en interne, où la pression hiérarchique peut freiner les remontées franches de problèmes.
• Continuité et isolement : Si le DPO interne quitte la société, il emporte avec lui sa connaissance des dossiers. L’entreprise doit alors se débrouiller pour recruter ou former rapidement un remplaçant – pas idéal pour la pérennité de la mission, notamment s'il n'est pas outillé. Par ailleurs, un DPO interne seul dans son rôle peut se sentir isolé. Sans réseau externe ou partage de bonnes pratiques, il risque de “ramer en solo” sur des sujets pointus. Certes, beaucoup de DPO internes sont satisfaits de leur fonction, mais 42 % exercent de façon isolée sans équipe dédiée​. Cela peut être un frein si l’entreprise n’encourage pas les échanges avec des pairs ou la montée en compétence continue.

Avantages d’un DPO externe

• Expertise pointue et expérience variée : Faire appel à un DPO externe vous donne accès à un véritable expert “clé en main”. Souvent juriste spécialisé en data privacy ou consultant RGPD, il apporte un regard neuf, une veille juridique à jour, et capitalise sur les missions effectuées auprès d’autres clients dans divers secteurs​. En clair, il a déjà vu passer de nombreux cas de figure (projets marketing audacieux, systèmes IT complexes, traitements RH sensibles) et saura identifier rapidement les écueils et les meilleures pratiques. Son savoir-faire mutualisé est un sérieux avantage pour une PME qui n’a pas en interne de spécialiste RGPD aguerri.
• Indépendance et objectivité : Étant extérieur à l’organigramme, le DPO externe bénéficie d’une indépendance de ton appréciable. Il n’hésitera pas à signaler un manquement par crainte de froisser la direction – après tout, c’est son rôle et son devoir de conseil. Cette objectivité garantit que les recommandations en matière de conformité sont impartiales, sans considérations politiques internes​. Pour le responsable d’entreprise, cela peut être rassurant d’avoir un œil extérieur qui audite vos pratiques en toute franchise. Par ailleurs, un prestataire externe ne risque pas d’être influencé par les urgences business du moment : il garde le cap sur la protection des données coûte que coûte.
• Flexibilité et économies d’échelle : Un DPO externe intervient “à la carte”, selon les besoins. Vous pouvez calibrer sa mission (quelques jours par mois, plus en cas de projet important, etc.) et ainsi optimiser le coût.

Inconvénients d’un DPO externe

• Faible connaissance du terrain : Un DPO externe, aussi compétent soit-il, n’a pas la connaissance organique de votre entreprise qu’aurait un salarié. Il lui faudra du temps (et donc un coût) pour cartographier vos process internes, comprendre votre culture d’entreprise et identifier les spécificités métiers. Au début notamment, il y aura un temps d’adaptation pour qu’il apprenne qui fait quoi, où sont les données, quelles sont les applications utilisées, etc. Ce manque d’imprégnation peut être atténué en travaillant sur la durée avec le même prestataire, mais il restera toujours un petit écart par rapport à un DPO “maison” qui vit l’entreprise au quotidien​.
• Disponibilité limitée sur site : Contrairement à un employé, le DPO externalisé n’est pas forcément présent physiquement tous les jours. Selon le contrat, il intervient par exemple une journée par semaine, ou à distance. En cas d’urgence immédiate, il n’est pas à deux bureaux plus loin – même s’il reste joignable par téléphone. Cette disponibilité planifiée peut ralentir certaines interactions. Il faut parfois prendre rendez-vous pour une réunion RGPD au lieu de le croiser dans le couloir. Pour une entreprise très réactive qui pivote ou itère vite, l’externalisé peut donner l’impression d’une légère inertie.
• Moins de permanence et de suivi continu : La pérennité du DPO externe dépend du contrat. S’il s’agit d’un prestataire indépendant, que se passe-t-il s’il cesse son activité ou si vous mettez fin au contrat ? Il faudra en changer, avec à nouveau une phase d’adaptation du nouveau venu. De plus, un intervenant externe, présent ponctuellement, pourrait passer à côté de certaines discussions informelles en interne où surgissent pourtant des enjeux de données (par exemple, un chef de projet qui mentionne en réunion café son idée de nouvelle app collectant des données clients). Sans le vouloir, le DPO externe peut avoir un temps de retard sur l’info, sauf si les équipes pensent systématiquement à l’intégrer.
• Enfin, côté coûts, si les besoins augmentent fortement (ex: incident majeur à gérer, audit CNIL en vue), la facture du prestataire peut grimper et devenir moins prévisible qu’un salaire fixe​. Cela reste à surveiller pour éviter les mauvaises surprises.

‍En résumé, le DPO interne offre intégration et disponibilité, quand le DPO externe apporte expertise et indépendance​. La bonne décision dépendra de la taille de votre structure, de la complexité de vos traitements de données, de vos ressources internes et de votre culture d’entreprise. Mais avant de décider, intéressons-nous aux profils types des DPO internes et comment les outiller pour réussir.

Qui peut être DPO interne ? Profils et statistiques en France

On pourrait imaginer que tous les DPO ont le même profil (par exemple un juriste rompu aux lois). En réalité, il n’existe pas de profil type du délégué à la protection des données. La fonction est pluridisciplinaire et les parcours variés. Selon une étude menée en 2020, environ 28 % des DPO en France ont un profil « informatique », 28 % un profil « juridique », et les 43 % restants proviennent d’autres horizons – administratif, finance, audit, conformité. Autrement dit, près de la moitié des DPO internes ne sont ni des informaticiens ni des juristes de formation. Cette diversité s’est encore accrue: en 2021, on comptait 47 % de DPO issus d’autres domaines que le juridique ou l’IT​. Qui sont-ils alors ?

Pour une PME ou start-up, le DPO interne est souvent un salarié qui endosse ce rôle en plus de son poste principal. Cela peut être un responsable juridique (juriste d’entreprise), un RSSI (responsable sécurité des systèmes d’information) ou un DSI/responsable IT sensible aux questions de confidentialité. Parfois c’est un profil Risk Manager, Responsable conformité, responsable marketing, responsable financier, voire un responsable qualité ou RH qui est nommé DPO. L’important est qu’il ait une bonne connaissance de l’organisation et qu’il soit formé (un peu) au RGPD. On voit également des opérations de montée en compétence interne: un employé motivé est envoyé en formation DPO (certification, cursus court) pour prendre le poste.

Côté statistiques françaises, on constate que le DPO interne est la formule largement majoritaire. En 2024, 78 % des DPO sont internes (seuls ~11 % sont externalisés, le reste étant mutualisé)​. Par ailleurs, le métier se féminise et se seniorise légèrement: 51 % de femmes, et 69 % de DPO ayant plus de 40 ans​. Autre donnée intéressante pour les PME: 57 % des DPO internes ou mutualisés travaillent dans des structures de moins de 250 salariés​ – signe que même les petites entreprises s’y mettent. Mais ces petites structures donnent souvent le rôle à des profils “maisons” hors IT/juridique, parfois avec moins de moyens, ce qui comporte un risque de compétences limitées. Le défi pour un DPO interne issu d’un métier non juridique/tech est de se former efficacement et d’être bien outillé pour mener à bien sa mission.

Outils et support : accompagner le DPO interne dans sa mission

Que vous optiez pour un DPO interne ou un DPO externe, soutenir sa mission avec des outils adaptés est un choix judicieux. Pour un DPO interne en particulier, qui peut être isolé et multitâche, disposer de bons logiciels et d’un appui méthodologique, c’est un peu comme équiper un randonneur d’une carte et d’une boussole plutôt que de le laisser en tongs dans la jungle.

Parmi les indispensables : un outil de registre des traitements pour documenter facilement toutes les activités de traitement de l’entreprise (fini les tableurs Excel éparpillés), des modules d’analyse d’impact (PIA) pour mener les études de risques sur les projets sensibles, ou encore des outils de gestion des demandes de droits (droit d’accès, d’effacement des clients, etc.) afin de ne rien oublier et de tenir les délais. Il existe aujourd’hui sur le marché des solutions logicielles de pilotage de la conformité RGPD qui regroupent ces fonctionnalités. Par exemple, on peut citer de manière neutre (ahah!) Leto, un outil en ligne qui accompagne les DPO (internes comme externes) dans leurs tâches quotidiennes de mise en conformité – registre automatisé, bibliothèques de modèles, suivi des actions, tableaux de bord, etc.

L’intérêt de s’outiller est double : gain de temps (beaucoup de tâches administratives sont automatisées ou facilitées) et sécurisation de la démarche (les outils intègrent les dernières exigences réglementaires, alertent sur les oublis, conservent l’historique des actions). Pour une PME, ces logiciels peuvent sembler être un investissement, mais ils évitent bien des erreurs et des sueurs froides en cas de contrôle. Par ailleurs, un DPO interne outillé peut plus facilement rendre compte à sa direction via des rapports clairs, ce qui valorise son travail. Enfin, un bon outil permet de pérenniser la conformité : même si le DPO change, les données et documents restent dans le système, garantissant une continuité. Enfin, les outils permettent aussi de soutenir le développement activité économique, dans la mesure où la conformité devient aussi un pré-requis dans les relations commerciales.

En plus des outils, pensez à encourager le DPO interne à échanger avec un réseau (communautés de DPO, webinars RGPD, formations régulières). Un DPO bien entouré et équipé, c’est un DPO efficace – qu’il soit salarié de la maison ou consultant externe.

Conclusion : trouver la formule gagnante pour votre DPO

DPO externe ou DPO interne ? En définitive, le meilleur choix sera celui qui correspond intimement à votre entreprise. Pour une petite structure sans expert dédié, faire appel à un DPO externe peut garantir une conformité solide à moindre coût, tout en bénéficiant d’une expérience multi-sectorielle. À l’inverse, une organisation qui traite des données sensibles en continu aura tout intérêt à investir dans un DPO interne, intégré aux processus, voire à constituer une véritable équipe privacy en interne si la charge le justifie.

Retenez que le rôle du DPO est stratégique : il ne s’agit pas seulement de « cocher des cases » RGPD, mais d’accompagner la transition de l’entreprise vers une gouvernance data responsable. Dans tous les cas, assurez-vous de l’indépendance du DPO (son avis doit pouvoir être entendu au plus haut niveau sans conflit d’intérêts) et de son expertise. Si elle n’est pas en interne, on peut la chercher à l’extérieur – ou former/multiplier les compétences en interne. Pensez également à outiller votre DPO et à lui donner les moyens d’agir : un DPO, qu’il soit salarié ou consultant, sera d’autant plus efficace s’il dispose d’outils comme Leto pour centraliser le registre et piloter la conformité, et si la direction le soutient activement dans ses missions.

En conclusion, posez-vous les bonnes questions : avez-vous la personne idoine en interne pour le rôle ? Vos ressources permettent-elles de la dégager sur cette mission ? Quelle est la criticité de vos données et l’ampleur de vos traitements ? Préférez-vous un regard extérieur régulier pour vous challenger ? En fonction des réponses, optez soit pour un DPO interne impliqué au cœur de vos opérations, soit pour un DPO externe aguerri qui saura vous guider avec recul – et pourquoi pas un peu des deux. Dans tous les cas, votre entreprise gagnera à placer la protection des données au premier plan, gage de confiance et de conformité dans la durée. Bonne navigation sur la planète RGPD !