La conformité au RGPD et la protection des données sont devenues des enjeus majeurs pour les entreprises. Elles doivent garantir la sécurité des données personnelles dans tous les systèmes utilisés : logiciels CRM, de recrutement, sites web, outils d'emailing, etc. Avant de récolter des données, l’organisme doit s’assurer qu’il respecte bien la base légale justifiant cette collecte : consentement, contrat ou encore intérêt légitime.
Face aux violations de données à grande échelle et aux sanctions de plus en plus nombreuses des autorités de contrôle, il n’est plus permis de faire passer la sécurité des données personnelles au second plan.
Or, assurer la conformité de ses pratiques au RGPD peut s’avérer extrêmement chronophage compte tenu de la quantité parfois faramineuse de données que traitent les organisations. Rendez-vous compte : le volume de données généré double tous les 24 mois !
C’est pour ces raisons que nombre d’acteurs de la conformité (DPO, responsables de traitement, DSI, etc) décident de s’équiper d‘un logiciel RGPD.
Comment choisir un outil RGPD conforme à vos besoins ? Voici les 5 critères pour vous aider à faire votre choix !
1- Qu’est-ce qu’un logiciel RGPD ?
Une définition du logiciel RGPD
Un logiciel RGPD est un équipement informatique ayant pour objectif de faciliter le respect des obligations légales découlant du RGPD (règlement européen sur la protection des données).
Le logiciel RGPD permet d’automatiser la sécurité des données personnelles. Les responsables de la conformité RGPD gagnent du temps pour répondre aux obligations suivantes :
- tenir un registre des traitements de données,
- réaliser des analyses d’impacts (AIPD ou PIA),
- mettre en place un portail de gestion des droits RGPD,
- recueillir le consentement,
- mettre en place une politique de gestion des cookies d'un site web,
- documenter la conformité : audit de conformité, documentation des violations de données, etc.
De plus, l'un des piliers du RGPD est l'accountability, c’est-à-dire la responsabilité. L’article 5 du RGPD définit ce principe ainsi : l’organisme est responsable du respect des mesures relatives au traitement des données à caractère personnel et doit être en mesure de démontrer qu’il respecte l’ensemble de ces obligations. Or, grâce au logiciel RGPD, vous documentez vos actions en faveur de la mise en conformité RGPD. Cette documentation constitue autant de preuves à fournir en cas de contrôle de la CNIL.
A qui s'adressent les outils de conformité RGPD ?
Les outils de pilotage de la conformité RGPD s’adressent à toutes les organisations soumises au RGPD.
il s’agit de tous les organismes :
- quel que soit leur taille et leur structure juridique;
- exerçant une activité professionnelle dans l'Union européenne,
- et/ ou immatriculée en Union Européenne,
- et réalisant des traitements de données personnelles.
💡 Les données à caractère personnel sont toutes données relatives à une personne physique.
Comme vous le constatez, le RGPD s’applique de manière très large.
Vous avez décidé de vous équiper d’un logiciel RGPD ? Reste maintenant à sélectionner l’outil adapté à vos besoins afin d’être parfaitement accompagnés dans vos missions de mise en conformité !
2- Comment choisir un logiciel RGPD adapté ?
Voici la liste des 5 critères incontournables pour bien choisir votre logiciel RGPD.
Critère 1 : les fonctionnalités indispensables
Comme nous l’avons indiqué, le logiciel RGPD a pour objectif de répondre aux obligations légales en ce qui concerne la protection des données personnelles. Ainsi, lorsque vous comparez les outils RGPD, comparez les fonctionnalités offertes par chacun.
Le logiciel RGPD doit vous permettre d’assurer votre mise en conformité en répondant à des besoins spécifiques. Évaluez vos besoins en amont et priorisez les fonctionnalités indispensables.
L’idéal est de disposer d‘un ensemble de fonctionnalités très complet pour répondre à l’ensemble de vos obligations :
- Cartographie automatisée des traitements ;
- Registre des traitements ;
- Tableaux de bord, feuille de route et visualisation des données ;
- Gestion des risques internes et externes ;
- Gestion de l’exercice des droits des personnes via un portail ;
- Gestion des violations des données ;
- Réalisation de l’AIPD (étude d’impact) ;
- Registre des sous traitants ;
- Modèles de documents juridiques ;
- Gestion des droits d’accès des utilisateurs au logiciel.
En plus de toutes les fonctionnalités indispensables, certains éditeurs proposent des fonctionnalités particulièrement utiles comme un module de sensibilisation au RGPD, à l’Intelligence Artificielle et à la cybersécurité. Le logiciel RGPD Leto dispose de cette fonctionnalité qui permet de former les utilisateurs de façon ludique sur des temps courts et de vérifier le niveau de maturité de chacun sur ces questions.
Autre fonctionnalité : le recueil des DPA des sous-traitants. Très utile dans la pratique, cette fonctionnalité est pourtant peu présente dans la plupart des logiciels RGPD. Le Data Processing Agreement est le contrat liant le sous-traitant et le responsable de traitement. Ce docuement reprend l’ensemble des obligations auxquelles les parties s’engagent (article 28 du RGPD). Le responsable de traitement doit disposer du DPA de chacun de ses sous-traitants. Leto propose ces recueils sur sa plateforme. Il suffit aux parties de les signer et de les récupérer directement depuis le logiciel. Les DPA peuvent être directement hébergés par le logiciel afin que le responsable de traitement soit averti dès qu’un sous-traitant effectue une modification de sa politique de gestion des données personnelles.
Critère 2 : Facilité d’utilisation et gain de temps
Le RGPD peut être un sujet rébarbatif et perçu comme complexe. Pour parvenir à mobiliser tous les acteurs de la conformité, optez pour un logiciel facile d’utilisation. Pas la peine d’apporter de la complexité à la complexité !
Optez pour un logiciel RGPD offrant une interface ludique, conviviale et simple à utiliser. Plus le logiciel est intuitif, plus vous réussirez à convaincre facilement vos équipes de l’adopter. Le logiciel doit être simple à utiliser et présenter une vraie valeur ajoutée pour les utilisateurs.
Pour répondre à ces besoins, le logiciel RGPD Leto propose une solution de « Privacy Ops » afin de faire gagner du temps aux personnes chargées de la mise en conformité RGPD et de la maintenir dans la durée. L’automatisation est le maître-mot, notamment pour :
- Réaliser l’inventaire des données personnelles grâce aux connecteurs ;
- Récupérer la documentation juridique des sous-traitants (DPA, CCT…) et l’analyser ;
- Identifier les risques internes et externes ;
- Gérer l’exercice de droits RGPD.
La solution Leto s’adresse aux personnes qui ne disposent que d’un temps limité au quotidien pour gérer la conformité RGPD. La plupart des DPO (data protection officer) ne le sont pas à temps plein et les responsables de traitement ont bien d’autres responsabilités !
Critère 3 : Un support et un accompagnement client réactif
Le logiciel RGPD doit être simple à prendre en main et visuellement attrayant.
Toutefois, cela ne doit pas empêcher l’éditeur de proposer toute une panoplie d’outils pour accompagner les utilisateurs : mise à disposition de guides et de livres blancs, tutos vidéos ou encore webinars. Toutes ces ressources documentaires garantissent un premier niveau de réponse aux interrogations des utilisateurs.
Dans cette optique d’accompagnement, vérifiez que vous avez accès à un support client. Le support client doit être réactif, professionnel et facile à joindre. Il est indispensable d’avoir accès à un accompagnement fiable assuré par des experts de l’outil et de la réglementation.
Avec Leto, même dans la formule de base, une assistance est comprise. Vous retrouverez également une documentation pléthorique pour tout comprendre !
Critère 4 : la cybersécurité comme priorité
Privilégiez un logiciel dont l’éditeur fait de la cybersécurité une priorité absolue. Votre objectif est de protéger les données personnelles, n’ajoutez pas une solution à risque dans votre système d’information !
Leto fait tout pour garantir la sécurité de vos données. L’éditeur n’a pas accès aux données traitées dans le logiciel RGPD et seules les données personnelles des utilisateurs font l’objet d’un stockage dans l’outil.
Toutes les données traitées par le logiciel font l’objet d’un cryptage pour rendre le contenu illisible grâce à une clé de chiffrement. Le chiffrement des données peut être symétrique ou asymétrique, c’est-à-dire que le contenu peut redevenir lisible via la même clé de chiffrement (symétrique) ou une clé différente (asymétrique).
De plus, les données sont chiffrées dès le lieu d’hébergement physique des données pour que celles-ci ne soient pas utilisables en cas d’intrusion malveillante dans le logiciel.
Critère 5 : Interconnexion et intégration
Afin de faciliter votre utilisation du logiciel RGPD, pensez à l’interconnexion !
Voici l’atout majeur de la plateforme de mise en conformité au rgpd Leto. Celle-ci s’intègre avec un très grand nombre d'applications SaaS (+ de 6000 à ce jour), comme Airtable, Gsheets, Salesforce, Slack, Trello, Shopify, ou encore Mailchimp. L’outil peut même fonctionner avec des applications non renseignées.
Cet atout distingue Leto d’autres logiciels. Il offre un fonctionnement inédit pour optimiser la mise en conformité. La création d’une API permet d’intégrer rapidement votre logiciel RGPD avec d’autres systèmes. De ce fait, vous pouvez extraire les données depuis vos applications Saas et autres bases de données métiers afin de les intégrer directement dans le registre de traitement.
Le mapping des données se fait automatiquement grâce à l'intelligence artificielle. Il suffit à l’utilisateur de valider.
Pour cela, vous devez renseigner tous les saas et outils métiers utilisés par l’entreprise. Ensuite, Leto détecte les données personnelles au sein de ces systèmes. Vous n’avez plus qu’à suivre les données pour les préciser. Lorsque de nouvelles données sont collectées, l’utilisateur est averti. Ainsi, vous êtes toujours à jour !
Il s’agit d’un véritable avantage, notamment pour les organisations qui utilisent de nombreux outils saas.
3- Pourquoi Leto est l'outil qui vous correspond?
Avec Leto, vous bénéficiez d'un logiciel avec une interface simple, pertinente et ludique. Leto a été pensé pour les opérationnels qui ont besoin de se mettre en conformité rapidement et souhaitent automatiser un maximum leur conformité RGPD.
Leto propose de nombreux outils et avantages - notamment le registre des sous-traitants, qui vous permettra de répondre aux appels d'offre plus facilement... la mise en conformité RGPD qui accélère votre croissance!
Leto est également boosté à l'IA:
🖥️ Notre IA s’appelle Hari, et il s’agit d’un véritable copilote conformité RGPD ! Hari vous fait gagner un temps précieux grâce à toutes ses suggestions! Une mise en conformité intelligente et pertinente!
En résumé, le logiciel RGPD doit être à la fois simple d’utilisation, complet, et sécurisé !
- Intéressé‧e par le logiciel RGPD qui fait rimer conformité RGPD et plaisir ? Demandez-nous une demo !
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